Što ja tamo želim reći i zašto je to bitno? Ključno je pitanje koje si trebamo postaviti s obzirom na more odgledanih i odslušanih dosadnih i nepreglednih prezentacija. Što činimo krivo i što i kako možemo bolje? U šesnaest koraka manje ili više.
1. Prezentacija nije isto što i power point prezentacija (slide show). Kad kažemo „imam prezentaciju sutra“, „moram napraviti prezentaciju“, 99 % nas pomisli na PPP, na slide show. Ali mi nismo slide show. Naša prezentacija je puno više od toga. Pogrešno, više se mučimo i fokusiramo na ono što će biti na slajdu, a zaboravimo da smo mi prezentacija. Bila PPP i najbolja i najinteresantnija od svih, ona nije ništa bez nas. Koncentriranjem na krajnji izgled slajdova krešemo vlastiti potencijal.
2. Nikad nemamo dovoljno vremena za pripremu. Sjedamo, uglavnom nervozni i u zadnjem času, za kompjuter, pred prvi bijeli slajd i očekujemo navalu dobre inspiracije. Istina, za dobru prezentaciju potrebno je vrijeme, poznata je nervoza pred ekranom kada ne znamo što bismo napisali, najčešće počinjemo bjesomučno tražiti i kopirati dijelove teksta nekih starih, postojećih, u druge svrhe korištenih prezentacija (jer za drugo nemamo vremena). Vrijeme možemo bolje iskoristiti ako ga podijelimo na vrijeme za pripremu, stvaranje i izvedbu.
Svjesni te tri faze, možemo početi s pripremom. Ono nije sjedenje pred bijelim ekranom, kopanje po starim prezentacijama i surfanje, ono je vrijeme za ideje, grupiranje ideja, brisanje, stavljanje na papir (analogno!), crtanje, razmišljanje.
Osim toga, iako smo i sami često publika, koja sluša i gleda tuđe prezentacije, to je vrijeme i naše publike. Tratimo li njihovo vrijeme? Vjerujte, ono što „izgubimo“ na pripremi, vraća se u izvedbi.
Meni je priprema užasno važna. Moramo usporiti da bi vidjeli. Stvorite takvo stanje duha u kojem ideje slobodno teku, dolaze i nestaju, skaču. Maknite se od kompjutera. Bilo da sjednete uz kavu, šećete prazna uma ili recimo, peglate (isto tako umno nezahtjevna aktivnost), u mislima koncentriranima na vašu temu rađat će se ideje. Možete ih načrčkati, nacrtati, svaku napisati na poseban papirić i tako skupljati. Ili snimati. Ili pak ispišite prazne stranice u formi PPP pa šarajte po njima, maštajte kako bi trebala izgledati vaš PPP. Rukom, analogno. Ako se nikako ne možete odmaknuti od kompjutera, ubacite u slide sorter view .Tako ćete dobiti dovoljno slobode, ali moći sagledati i cjelinu. Dodavati, oduzimati, mijesiti, vidjeti početak, sredinu i kraj. I kamo sve to vodi.
Ključan je o ovaj korak nazad, vratit će vam se kao desetak koraka naprijed u samoj izradi prezentacije. I dat će vam već tada, u pripremnoj fazi, priliku da razlučite ono što je stvarno važno i nosi snažnu poruku od onoga što vam ne treba.
3. Odmah, u prvoj, ranoj fazi ključno je pitanje: Što ja tamo želim reći i zašto je to bitno? Još s prvim dijelom pitanja uglavnom i nemamo problema, ali s drugim? Zašto je uopće bitno da ja govorim ovdje? Gdje ja to govorim? Tko je moja publika? Što oni očekuju od mene? Što ja imam od njih? Koja je to priča? Što je najvažnije da ja ovdje kažem? Odgovori na sva ova pitanja bruse temu i daju jasnoću našoj slici. Kako se ne bi čudili da vam publika spava a vi svaki puta na PPP-u mijenjate datum, mjesto održavanja, i eventualno preskačete slajdove od prošlog, pretprošlog, nekog drugog puta. Sebe podcjenjujete, a publiku ponižavate. Mučimo se i jedni i drugi. Mi s našim power pointom, publika s nama. Zato uporno ponavljajte ključno pitanje, u svim fazama nastanka PPP-a: Zašto sam ja danas ovdje? Što ja imam tu za reći? Zašto je uopće bitno? Ja ih zovem i anti-ego pitanjima. Jer mnoge su prezentacije koje vidimo i čujemo i osjetimo upravo to – festivali ega. A voli li to publika? Odgovorite sami.
4. Može li se sve što želim sažeti u 7 minuta? Elevator test ili Pecha Kucha (metoda prezentacije u 20 slajdova, svaki od njih traje dvadeset sekundi dok vi pričate svoju priču u sinkronicitetu sa izmjenjivanjem slajdova, to je ukupno 6 min i 40 sek, i to je to, kad ste gotovi, ste gotovi). Kaže jedan autor: „Ako svoju priču ne možete ispričati u 7 minuta, možda niti ne trebate držati prezentaciju!“
I opet nas to boli samo ako smo mi na pozornici. Ego ustaje, ne može, naravno da ne može sve što želi ispričati, pokazati da zna, podijeliti, ispričati u 7 minuta!! Ali ako ste u poziciji slušatelja, ta ideja nije ni tako loša, zar ne??
Desi se da prethodni govornici govore predugo, sve se to odulji, kako je već običaj, već je vrijeme ručku, svi iscrpljeno i gladno gledaju na sat i molećivo u vas, pitanje lebdi u zraku: Koliko će još ovo? A vi ste se taman nabrijali na svojih 15 min ili pola sata ili koliko već imate, i baš ćete i vi prekardašiti jer ionako su svi, zar ne??
Nemojte to raditi. Vi morate moći „prodati“ svoju poruku u nekoliko minuta. Vježbajte unaprijed. Što ako vas skrate s 30 na 20 min? Vi morate moći istu poruku prenijeti kratko, ma što se desilo. Vježbajte. Vježbajte eliminaciju, kao najvažniji korak i sve tri faze PPP-a, i u pripremi i izradi i u izvedbi. Osvijesti – vrati se na ključnu poruku – pitaj se treba li to zaista – i reži – reži – reži! Odreci se viška. Nauči s tim živjeti. Odricanje oslobađa. Odlučite sami. Možda je baš primjenjivo u nekoj od vaših sljedećih prezentacija. Vježbajte elevator pitch. Možda vam neće zatrebati, ali vas prisiljava da sažmete svoju poruku a sve što želite reći učinite kompaktnijim, jasnijim. Ako razmišljate, bi li ovo ostavila ili bacila – čim razmišljate o tome to je znak da je već u letu prema košu za smeće!
Ja to radim tako da čitavu prezentaciju, na kraju, kad je gotova, napišem na par papirića, svaka ideja svoj papirić. I to je to.
5. Ako je sve važno, ništa nije važno! Jednostavnost, jezgrovitost, jasnoća, konkretnost. Ako u to dodamo neku osobnu priču, emociju i malo neočekivanosti imamo vjerodostojnost i pobjedničku kombinaciju. Jednom ću pisati o nepotrebnoj upotrebi silnih praznih riječi i apstrakcija u govoru govornika. Apstrakcije se ne pamte. A priče? Svi vole slušati priče, one daju autentičnost, dolaze iznutra, povezuju nas s publikom i uvjerljive su. Dakle, kada počnete pisati, činite to jednostavno, ubacite neočekivani moment, poškakljajte im znatiželju, ali budite konkretni, to je moć pamtivog i jakog jezika.
Publika voli vizualizirati, pomozite im svojim jezičnim slikama. Pomozite im da osjete emociju i dajte im priču koja se pamti bolje nego liste i liste pravila i brojki.
6. Jednostavnost je teška. Traži odricanje i odbacivanje suvišnog. Ona je ključna ideja Zena. Suzdržljivost je jasnoća. Manje je više. Jaka uporaba praznog prostora. Zar se prazan prostor može upotrijebiti?? Itekako! Bacit će u trenutku fokus na vas! Na vašu energiju, verbalnu i vizualnu komunikaciju, poruku. Želite li to? Nedavno je dvoje stručnjaka tako prezentiralo svoj životopis. Na praznome bijelom slajdu bila su samo dva imena, imena prezentatora. Ostalo prazno. Što se dogodilo? Publika je sav fokus prebacila na njih! (To želimo, zar ne?) Oči i uši su pomno pratile što nam imaju reći o sebi u nekoliko zanimljivih, osobnih, pričama popraćenih rečenica. I zapamtili smo što rade i zašto. I rekli su puno o sebi: „Mi smo tu za vas“. „Vi ste tu da popunite naše „prazne stranice“. Vrhunski!
7. „Ako bi kad odu odavde morali zapamtiti samo jednu stvar, što bi to bilo?“ Ponovno, ovo pitanje koje postavljate sami sebi stavlja u fokus publiku.A vam daje razlog zašto ste vi ovdje. Ali vi želite reći sveeeee! Pa gdje ste to zaboga, ikada mogli napraviti?
8. U izradi PPP-a ljudi često koriste PPP kao tekstualni dokument. On to nije. Jer onda smo mogli napisati i .doc! Ono što dobro vidimo u word dokumentu, sigurno se ne vidi na power pointu!
Oprezno koristite vizualni materijal. Slajd je potpora govorniku! A nije namijenjen da bude handout odnosno literatura za publiku. Dapače, PPP idealno, treba biti takav da je nesposoban stajati sam, da je uglavnom nekoristan publici. Jer, ako slajdovi mogu stajati sami, zašto ste vi došli?? Da ih pročitate? Bili ste dovoljno puta u publici kada su govornici to radili. I, kako vam se svidjelo? Bolje išta nego ništa? Iskreno?
Koliko ste „prezentacija“ donijeli doma i koliko ste njih kasnije upotrijebili/mogli upotrijebiti, ili ste ihreciklirali odmah po izlasku iz dvorane? Ako baš želite nagraditi publiku, napravite bilješke koje ćete im dati. (Vidim vas!!) Kao da je guranje svega na slajd, gužvanje, crtanje tablica koje nitko dobro ne vidi, dodavanje slika za ukrašavanje, smanjivanje fonta, jer više ništa ne stane, pa još malo ukrasa efikasno niti lijepo. Iako, konferencije još uvijek podržavaju takve PPPsove. U idealnom svijetu, tri su komponente vaše prezentacije: vaši slajdovi, vaše bilješke, i handouti za publiku. Ako to i ne napravite, budite svjesni ovih razlika. Poboljšat će vašu prezentaciju.
9. Što manje riječi na PPP. Uvijek ima viška. Kako bi prenijeli informaciju dovoljna je natuknica, mi smo tu da od nje napravimo, rečenicu, misao i izgovorimo ju. Informacija je tu. Ostalo kažite sami. Pokušajte prekrižiti sve nepotrebno u slajdu! Rezultati su iznenađujući!
10. Koliko redaka može imati „pristojan“ slajd? Autori predlažu jednu misao po slajdu. Uglavnom najviše sedam redaka. Sedam riječi po retku. A ja se pitam: Je li to baš ok? Je li to vizualno baš efektno? Iz slajda u slajd sedam redaka, sedam bulleta (da, da, da ih je samo toliko, nekad bi se s tim i spasili!). Citati. Citati su dobri, snažni. Slike, slike su dobre, ako nisu same sebi svrha, i ako nisu dodatno ornamentiranje teksta, a ne zamjena za tekst! Recimo, čovjek priča o brodogradnji, a skoro na svakom slajdu, začudo, brodić! Ili govorimo o suradnji, a na slici one poznate ruke oko globusa! Nemojte pretjerivati. A da je možda ipak ostao goli tekst??
Dakle, pravila baš i nema. Osim onih s početka – jednostavnost, jezgrovitost, snaga. Nego, ako ste u pripremnoj fazi više razmišljali kako ćete stvarno oblikovati priču, snažnu i efektnu, onu koju će publika zapamtiti, u ovoj fazi pisanja uopće vas neće brinuti broj bulleta, crteža i slika!
11. Vi. A što vi radite tamo? Jeste li vi sa svojom power point prezentacijom prisutni? Posve prepušteni publici ili negdje drugdje? Publika to osjeti. Odrađujete li još jednu prezentaciju u nizu, ili ste prisutni, kao u jogi, usredotočeni i protočni. Vaša jasnoća, jednostavnost, lakoća, čini druge opuštenima. I opet, kao i u jogi, oni koji to dobro rade dugo su vježbali da budu takvi. Nemojmo se zavaravati. Iza svake vrijedne izvedbe, stoji vježba. I opet vježba.
12. Znati kada stati. Ogroman problem, ogromne većine govornika! I opet: što je najgore, jako to dobro znamo kada smo s druge strane, kada smo publika, izmučena. Ne zaboravite stati! I najbolje: stanite prije nego što očekuju! To je nagrada za publiku! Ma koliko mislili da niste ispričali niti polovicu svoga života, stanite na vrijeme. Ili bolje: prije vremena! Ostavite publiku malo „gladnu“. Bit ćete nagrađeni.
13. Što s onima koji uvijek imaju neka pitanja? Nekada su gotovo agresivni. Neki „teški“ ljudi. Prvo, ne pokazujte da vas iritiraju. Ne zauzimajte obrambeni stav. Dignite samokontrolu na vrh skale. Jer, oni su i publici obično dosadni! A vaše ponašanje donijet će respekt svih onih 90 % ili više publike.
14. Što ako pogriješim? Nema veze. Greške se događaju. Iz njih učimo. Prigrlimo ih s humorom. I nastavimo dalje. Ako vi to napravite, napravit će to i vaša publika. I krenuti dalje.
15. Oni su važni, ne mi. Publika. Ponavljam, dajte im kraće. Dajte im onu jednu misao koju želite da ponesu sa sobom. Dajte im kvalitetu, a ne kvantitetu. Povežite se iskreno s njima. Ne stojte skriveni iza pulta, bilo kakvih barijera, laptopa. Ako vas ne vide, ne čuju vas. Koliko ste puta bili u publici i pitali: „Tko je to? Tko priča sad?“ Povezati se s publikom nekada je zastrašujuće. Krećite se ako možete. Makar malo. Vodite ih u svome ritmu. Pokažite empatiju, emociju. Empatija je stavljanje sebe u poziciju drugoga. Pokažite važnost neverbalnih znakova, ne sramite se vlastitih. Možda je to talent, a ne vještina, ali da se vježbati na tome. Igrajte se. Prilagodite se publici. Otkrijte njihove znakove. Otvorite humor. Iskonski, otvoreni humor. Prečesto mislimo da prezentacija mora biti ozbiljna. ???
16. Ne prodajete proizvod, ne prodajete niti priču, vi prodajete sebe! Komunikacija je prijenos emocija. Novo doba traži holističke pristupe. Biti uspješan i kreativan znači biti otvoren za novo i spremnost da se pogriješi. Ograničenja nam nisu neprijatelji. Naprotiv, ona su super saveznici. Jednostavnost, jasnoća i kratkoća. U svoju priču morate vjerovati vi, jer nitko drugi neće. A srce iznad glave – svi će osjetiti.
